Automatyzacja procesów w kancelarii
Transkrypcja nagrań to zaledwie ułamek tego, co da się zautomatyzować. Buduję dedykowane systemy, które zdejmują z barków kancelarii całą powtarzalną, administracyjną pracę, uwalniając cenne roboczogodziny.
Na co tracą Państwo najwięcej czasu każdego dnia?
- Aktualizacje statusu spraw. Klienci dzwoniący po raz trzeci w tym tygodniu z pytaniem „co słychać w mojej sprawie?”, przez co ręczne raportowanie postępów zabiera cenne godziny zespołu.
- Pilnowanie płatności i rat. Ręczne sprawdzanie konta i wysyłanie przypomnień.
- Chaos w dokumentach. Dokumenty od klientów (często jako zdjęcia słabej jakości) wymagają ręcznego formatowania i przepinania do akt.
- Przepisywanie tych samych danych. Pisma i umowy powstają przez mozolne "kopiuj-wklej", chociaż wszystkie dane klienta są już od dawna w systemie.
- Notatki w biegu. Ważne ustalenia uciekają, bo brakuje narzędzia, które z poziomu telefonu zamieni nagranie w pełną transkrypcję i zapisze je w bazie. Brakuje systemu, który wygeneruje streszczenie i sam wyciągnie kluczowe decyzje, na przykład automatycznie zapisując spotkanie w kalendarzu lub dodając do listy zadań kancelarii przygotowanie umowy dla Kowalskiego na czwartek.
Każdą z tych rzeczy da się w pełni zautomatyzować. I to wcale nie poprzez zatrudnienie kolejnej osoby do sekretariatu, ale dzięki wdrożeniu systemu, który wykona tę pracę bezbłędnie i w tle.
Przykładowe rozwiązania dla kancelarii
Powiadomienia o statusie sprawy
Zmiana statusu w panelu to jedno kliknięcie. Klient automatycznie otrzymuje SMS lub e-mail bez angażowania sekretariatu. Telefony z pytaniem "czy coś wiadomo?" ustają, bo klient jest informowany na bieżąco.
Pilnowanie płatności
System zna terminy rat każdego klienta. Dwa dni przed upływem terminu wysyła przypomnienie, po terminie upomnienie, a po zaksięgowaniu wpłaty stosowne podziękowanie.
Rozmowy zapisane bez notowania
Zyskują Państwo pełną transkrypcję każdej rozmowy z klientem zapisaną prosto w bazie. Aby nie tracić czasu na czytanie całości, system generuje obok krótkie streszczenie ustaleń i automatycznie ustawia w kalendarzu odpowiednie przypomnienia o konieczności kontaktu.
Automatyczne segregowanie plików od klientów
Załącznik od klienta zostaje rozpoznany, przypisany do właściwej sprawy i odłożony do wirtualnej teczki. Zdjęcia dokumentów zamieniają się w porządne pliki PDF wyglądające jak skan. System może działać w pełni automatycznie lub na życzenie wymagać od prawnika ostatecznej akceptacji przypisania za pomocą jednego kliknięcia.
Umowy generowane z karty klienta
Dane są już w systemie. Jedno kliknięcie tworzy gotową umowę i przygotowaną wiadomość z kompletem załączników. Wystarczy przeczytać i kliknąć "Wyślij".
Wewnętrzna wyszukiwarka kancelarii
Znalezienie konkretnego numeru rachunku bankowego, numeru PESEL czy nazwiska świadka w setkach starych skanów to dziś konieczność ręcznego otwierania dziesiątek plików, bo komputer widzi obrazek, a nie tekst. Zamieniam archiwum kancelarii w przeszukiwalną bazę danych. Wpisują Państwo dowolną frazę i natychmiast widzą każdą sprawę i dokument, w którym występuje, wraz z numerem strony.
Inteligentna poczta głosowa
Gdy w kancelarii nikt nie może odebrać telefonu, dzwoniący słyszy uprzejmą prośbę o krótkie opisanie sprawy. Ta informacja wraca do systemu jako gotowa notatka w karcie klienta i powiadomienie SMS dla prawnika. Zwykły, prosty komunikat bez prób irytowania klienta rozmową ze sztuczną inteligencją.
Zautomatyzowane rozliczenia
System liczy czas poświęcony sprawie, na koniec miesiąca przygotowuje zestawienie i fakturę, a następnie wysyła ją do klienta. Przy braku zapłaty sam przypomina i wzywa do uregulowania należności.
Jeden panel kancelarii
Wszystko powyższe spina jedno przejrzyste miejsce. Karta klienta zawiera pełną historię: rozmowy, wiadomości, dokumenty, płatności i terminy. Przed kolejną rozmową wystarczy jedno spojrzenie.
Gdy priorytetem jest pełna izolacja danych
Kancelariom wymagającym absolutnej kontroli nad danymi stawiam system na fizycznym serwerze wewnątrz kancelarii. Nagrania i dokumenty są przetwarzane całkowicie lokalnie i nigdy nie trafiają do internetu. Sprzęt kupuje kancelaria i pozostaje on jej wyłączną własnością. Dokładny zakres i koszt takiego wdrożenia ustalamy podczas bezpłatnego audytu.
Zasady wdrożenia
Decyzje zawsze po stronie kancelarii
Każda akcja systemu, na przykład przygotowanie umowy czy wysłanie wiadomości, wymaga zielonego światła od prawnika. To Państwo decydują, które zadania mają zawsze czekać na ręczne zatwierdzenie, a które z czasem mogą toczyć się całkowicie w tle.
Gwarancja niezawodności
Wdrożenie rozliczamy jednorazowo. Nie pobieram żadnego abonamentu za utrzymanie infrastruktury. Zapewniam pełną opiekę nad wdrożonymi narzędziami, co gwarantuje ich stabilną pracę bez generowania stałych kosztów dla kancelarii.
System należy do kancelarii
Środowisko pracy buduję w oparciu o licencje należące wyłącznie do kancelarii. Opłaty za narzędzia i serwery trafiają do dostawców, bez mojej marży. Wdrożone automatyzacje stają się integralną częścią biura i funkcjonują dalej, niezależnie od czasu trwania naszej współpracy.
Cennik
Audyt i wycena są bezpłatne. Ceny netto, każda pozycja wyceniana osobno, dzięki czemu kancelaria płaci wyłącznie za to, co faktycznie wybierze.
Do tego dochodzą opłaty za narzędzia, serwer i wysyłkę wiadomości. Kancelaria ponosi je bezpośrednio na własnych kontach, zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie w zależności od skali. Nie pośredniczę w tych płatnościach i nie doliczam do nich marży.
Poznajmy się
Nazywam się Patryk Czajkowski i prowadzę AI PRODUCTER.
STENOai powstało dlatego, że prawnik, z którym współpracuję, tracił kilkanaście godzin tygodniowo na przepisywanie nagrań. Później stworzyłem OCRai, zamieniające skany i zdjęcia dokumentów w edytowalne pliki Word. Oba narzędzia działają komercyjnie i można je przetestować w dwie minuty, bez opłat i bez rejestracji.
Systemy na zamówienie buduję dokładnie tak samo: najpierw analizuję, gdzie w biurze ucieka czas, a potem dostarczam gotowe narzędzie, które ten czas oddaje.
Zacznijmy od rozmowy
Krótka, piętnastominutowa rozmowa telefoniczna. Opowiedzą mi Państwo, co zabiera najwięcej czasu w biurze, a ja podpowiem, co da się z tym zrobić i ile dokładnie będzie kosztować. Bez żadnych zobowiązań.