Regulamin świadczenia usług STENOai

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach serwisu STENOai (dostępnego pod adresem https://stenoai.pl), zasady korzystania z aplikacji oraz prawa i obowiązki Użytkowników i Usługodawcy.

§1. Definicje

1. Usługodawca - AI PRODUCTER Patryk Czajkowski, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem: Czyżemin 31b, 95-081 Dłutów, NIP: 9820376996, adres e-mail: kontakt@stenoai.pl.
2. Serwis - aplikacja webowa dostępna pod domeną https://stenoai.pl.
3. Użytkownik - osoba fizyczna, która ukończyła 18 rok życia, osoba prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca zdolność do czynności prawnych, korzystająca z Serwisu. Rejestracja i korzystanie z Serwisu przez osoby małoletnie są zabronione.
4. Konsument - osoba fizyczna dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, a także osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
5. Usługa - usługa świadczona drogą elektroniczną w modelu SaaS, polegająca na automatycznej transkrypcji nagrań audio i wideo (m.in. w formatach: mp3, m4a, wav, ogg, flac, mp4, mov, aac) na dokumenty tekstowe (stenogramy) w formacie Microsoft Word (.docx) z wykorzystaniem mechanizmów sztucznej inteligencji.
6. Konto - indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, umożliwiające korzystanie z płatnych planów i doładowań oraz przetwarzanie plików o rozmiarze przekraczającym limit darmowy.
7. Polityka Prywatności - dokument opisujący zasady przetwarzania danych osobowych, dostępny w Serwisie i stanowiący integralną część niniejszego Regulaminu.

§2. Konto i wymagania techniczne

1. Założenie Konta następuje poprzez rejestrację w Serwisie (adres e-mail i hasło lub logowanie za pośrednictwem konta Google albo Apple).
2. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych logowania i ponosi odpowiedzialność za działania wykonywane z jego Konta.
3. Użytkownik może w każdej chwili zażądać usunięcia Konta, kierując żądanie na adres kontakt@stenoai.pl.
4. Do korzystania z Serwisu wymagane są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript oraz aktywne konto e-mail (dla Użytkowników zarejestrowanych).
5. Ważne: przetwarzanie pliku odbywa się w czasie rzeczywistym w otwartej sesji przeglądarki. Użytkownik zobowiązany jest pozostawić kartę przeglądarki z Serwisem otwartą do momentu zakończenia przetwarzania i pobrania stenogramu. Zamknięcie karty w trakcie przetwarzania może skutkować przerwaniem usługi. Serwis nie wysyła powiadomień e-mail o zakończeniu przetwarzania.

§3. Zasady świadczenia Usługi i prywatność

1. Usługodawca świadczy usługi z najwyższą dbałością o prywatność. Przesłane nagranie przechowywane jest wyłącznie na czas przetwarzania, a po wygenerowaniu transkrypcji jest automatycznie usuwane ze środowiska produkcyjnego.
2. Gotowy stenogram (.docx) dostępny jest wyłącznie do momentu jego pierwszego, pomyślnego pobrania przez Użytkownika, po czym jest bezpowrotnie kasowany z serwerów STENOai. Stenogram nieodebrany przez Użytkownika jest automatycznie i bezpowrotnie kasowany nie później niż po upływie 3 godzin od zakończenia przetwarzania. Usługodawca nie przechowuje kopii stenogramów i nie ma możliwości ich ponownego udostępnienia.
3. Maksymalny rozmiar pojedynczego przesyłanego pliku zależy od posiadanego planu i wynosi do 2 GB. Aktualne limity rozmiaru dla poszczególnych planów podane są w Serwisie.
4. Usługodawca świadczy Usługę w modelu best-effort. STENOai poprawnie transkrybuje typowe nagrania i dokonuje diaryzacji (rozpoznawania mówców), jednak w przypadku nagrań o bardzo złej jakości (np. ukryty dyktafon, bardzo cichy lub silnie zakłócony dźwięk, z którego zrozumieniem człowiek miałby istotny problem) system może nie wygenerować poprawnego tekstu lub oznaczyć fragmenty jako niezrozumiałe.
5. Wygenerowane stenogramy są dokumentami o charakterze technicznym. Nie stanowią dokumentów urzędowych ani protokołów sądowych o mocy prawnej. Użytkownik zobowiązany jest do manualnej weryfikacji pobranego stenogramu przed wykorzystaniem go jako materiału dowodowego lub roboczego.

§4. Podwykonawcy i przetwarzanie danych

1. W celu świadczenia Usługi Usługodawca korzysta z usług podwykonawców, w szczególności:
   • Google (interfejs API modeli Gemini) - w zakresie automatycznej transkrypcji nagrań,
   • Supabase - w zakresie tymczasowego przechowywania plików i danych (serwery zlokalizowane na terenie Unii Europejskiej, region Frankfurt),
   • Stripe - w zakresie obsługi płatności,
   • Cloudflare - w zakresie infrastruktury serwerowej i dostarczania aplikacji.
2. Pełna lista podmiotów przetwarzających oraz szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o rolach podwykonawców, zawiera Polityka Prywatności.

§5. Plany i płatności

1. Jedyną różnicą funkcjonalną między płatnymi planami jest wolumen przydzielonych minut oraz limit rozmiaru pliku. Usługodawca oferuje:
   • Plan Darmowy: 10 minut dziennie, bez opłat,
   • Plan Starter: 49 zł brutto miesięcznie lub 470 zł brutto rocznie / 120 minut miesięcznie,
   • Plan Pro: 149 zł brutto miesięcznie lub 1430 zł brutto rocznie / 420 minut miesięcznie,
   • Plan Business: 349 zł brutto miesięcznie lub 3350 zł brutto rocznie / 1200 minut miesięcznie.
2. Doładowania jednorazowe (top-up): Użytkownik ma możliwość dokupienia pakietów dodatkowych minut (60, 200 lub 500 minut). Minuty z doładowań jednorazowych nie posiadają terminu ważności i pozostają na koncie Użytkownika do momentu ich pełnego wykorzystania.
3. Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora Stripe, m.in. przy użyciu kart płatniczych. Faktury generowane są automatycznie na podstawie danych podanych przez Użytkownika.
4. Subskrypcja miesięczna odnawia się automatycznie co miesiąc, a subskrypcja roczna co rok, każdorazowo w dniu odpowiadającym dacie zakupu planu.
5. Użytkownik może anulować subskrypcję w dowolnym momencie z poziomu panelu ustawień konta w Serwisie. Anulowanie zatrzymuje przyszłe obciążenia; do końca opłaconego okresu rozliczeniowego Użytkownik zachowuje dostęp do wykupionych minut. Anulowanie nie uprawnia do zwrotu opłaty za trwający okres, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących praw Konsumenta.
6. Niewykorzystane minuty z subskrypcji nie przechodzą na kolejny okres rozliczeniowy i przepadają wraz z jego końcem. Nie dotyczy to minut z doładowań jednorazowych.

§6. Prawo odstąpienia od umowy

1. Zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje Konsumentowi w odniesieniu do umów o dostarczanie treści cyfrowych niedostarczanych na nośniku materialnym, jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną i uprzednią zgodą Konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, po poinformowaniu go przez przedsiębiorcę o utracie prawa odstąpienia i po przyjęciu tego do wiadomości przez Konsumenta.
2. Dokonując zakupu planu lub doładowania, Konsument wyraża zgodę na natychmiastowe udostępnienie minut i rozpoczęcie świadczenia usługi cyfrowej oraz przyjmuje do wiadomości, że traci w ten sposób prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni w zakresie, w jakim świadczenie zostało spełnione.
3. Przesłanie pliku do transkrypcji stanowi wyraźne żądanie natychmiastowego wykonania usługi w odniesieniu do tego pliku.

§7. Reklamacje i zwroty minut

1. STENOai stosuje zautomatyzowaną politykę zwrotu minut na konto Użytkownika w następujących przypadkach:
   • awaria systemu całkowicie uniemożliwiająca przetworzenie pliku,
   • odrzucenie materiału przez filtry bezpieczeństwa silnika AI (Użytkownik otrzymuje komunikat o odmowie przetworzenia, a minuty wracają na jego saldo),
   • awaria uniemożliwiająca pobranie stenogramu po trzech automatycznych próbach pobrania.
2. Zwroty minut lub środków nie są realizowane w przypadku:
   • niezgodności jakości wygenerowanej transkrypcji z oczekiwaniami Użytkownika, wynikającej z uwarunkowań technologicznych i jakości przesłanego nagrania,
   • utraty lub usunięcia pliku z urządzenia Użytkownika po jego pierwszym, pomyślnym pobraniu (zgodnie z modelem poufności plik nie jest już dostępny na serwerach STENOai).
3. Reklamacje należy kierować na adres kontakt@stenoai.pl. Reklamacje rozpatrywane są w terminie do 14 dni od dnia ich otrzymania.
4. Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym z platformy ODR dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr.

§8. Zasady korzystania, nadużycia i odpowiedzialność

1. Zabronione jest korzystanie z Serwisu w sposób naruszający prawo lub prawa osób trzecich, w tym przesyłanie nagrań uzyskanych bezprawnie.
2. Usługodawca może zablokować Konto w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu Użytkownika do zaprzestania naruszeń.
3. Ograniczenie odpowiedzialności w relacjach B2B (nie dotyczy Konsumentów): całkowita odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do wysokości opłat faktycznie uiszczonych przez Użytkownika w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans), szkody pośrednie, skutki wykorzystania transkrypcji bez manualnej weryfikacji przez Użytkownika oraz awarie leżące po stronie podwykonawców.

§9. Tajemnica zawodowa i legalność danych

1. Użytkownik gwarantuje, że dysponuje odpowiednią podstawą prawną do przetwarzania treści zawartych w przesłanym nagraniu. STENOai nie weryfikuje zawartości przesyłanych materiałów pod kątem obecności danych osobowych osób trzecich ani tajemnic prawnie chronionych.
2. Użytkownicy korzystający ze STENOai w ramach wykonywania zawodu zaufania publicznego (w szczególności adwokaci, radcowie prawni, notariusze, dziennikarze) ponoszą wyłączną i pełną odpowiedzialność za zgodność korzystania z Serwisu z przepisami dotyczącymi tajemnicy zawodowej oraz procedurami właściwymi dla ich profesji. Przesyłając pliki do STENOai, Użytkownik zawodowy potwierdza, że ocenił architekturę Usługi jako wystarczającą do realizacji swoich obowiązków.

§10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (m.in. zmiany prawa, zmiany funkcjonalności Serwisu, zmiany podwykonawców). O planowanych zmianach Użytkownicy posiadający Konto zostaną powiadomieni drogą mailową z 30-dniowym wyprzedzeniem. W tym czasie Użytkownik ma prawo wypowiedzieć umowę.
4. Integralną częścią Regulaminu jest Polityka Prywatności dostępna w Serwisie.

Changelog

• 14.07.2026 - v1.2 - Ujednolicenie pisowni (diaryzacja) i nazwy planu darmowego.
• 14.07.2026 - v1.1 - Doprecyzowanie listy podwykonawców (odesłanie do Polityki Prywatności).
• 13.07.2026 - v1.0 - Publikacja pierwszej wersji Regulaminu.