Polityka prywatności STENOai

Preambuła

Zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), przedstawiamy zasady przetwarzania danych osobowych przez Serwis STENOai.

I. Administrator Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest AI PRODUCTER Patryk Czajkowski, prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą w Dłutowie 95-081 Czyżemin 31b, adres e-mail: kontakt@stenoai.pl. Ze względu na profil działalności i stosowaną architekturę, nie powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD).

II. Podstawy i Cele Przetwarzania Danych

Przetwarzamy dane w następujących celach:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): rejestracja konta, logowanie, obsługa płatności, świadczenie usługi transkrypcji nagrań audio i wideo.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej.
• Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, obrona przed nadużyciami (anti-abuse, weryfikacja ruchu), obsługa zgłoszeń i reklamacji.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): komunikacja marketingowa (o ile wyrażono zgodę), instalacja opcjonalnych plików cookies.

III. Przetwarzane Dane i Odbiorcy Danych

Podczas korzystania z usług zbieramy niezbędne dane (e-mail, hasło, dane bilingowe przy zakupie, logi systemowe). STENOai współpracuje z zaufanymi podmiotami (Procesorami), które wspomagają nas w świadczeniu usług. Należą do nich:

• Lovable Cloud i Supabase (serwery w UE, region Frankfurt) - hosting aplikacji, bazy danych oraz tymczasowe przechowywanie przesłanych plików wyłącznie na czas przetwarzania (adresy e-mail, hashe haseł, metadane, pliki w trakcie przetwarzania).
• Google LLC (Gemini API) - silnik AI realizujący transkrypcję. Przesłane nagranie jest przekazywane do interfejsu API wyłącznie na czas przetwarzania, a po zakończeniu transkrypcji usuwane również z infrastruktury podwykonawcy. Google działa w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne. Dane przesyłane przez płatne API nie są wykorzystywane przez Google do trenowania własnych modeli.
• Stripe Payments - obsługa płatności (PCI DSS Level 1).
• Fakturownia.pl - polski podmiot realizujący wysyłkę i archiwizację faktur.
• Lovable Emails - infrastruktura do wysyłki e-maili transakcyjnych i autoryzacyjnych.
• Make.com (serwery w UE) - automatyzacja procesów bilingowych (przetwarza wyłącznie metadane).
• Cloudflare - infrastruktura serwerowa, ochrona przed DDoS, weryfikacja antybotowa (Turnstile) i routing DNS.

IV. Retencja Plików i Stenogramów

Usługa transkrypcji opiera się na zasadzie braku trwałego zapisu:

• Przesłane nagranie przechowywane jest wyłącznie na czas przetwarzania, w zaszyfrowanym magazynie zlokalizowanym w UE (Frankfurt). Bezpośrednio po zakończeniu transkrypcji (udanej lub nieudanej) nagranie jest automatycznie i nieodwracalnie usuwane. Dodatkowy zautomatyzowany proces cyklicznie weryfikuje i usuwa wszelkie pliki pozostałe po przerwanych zadaniach.
• Wygenerowany stenogram (.docx) przechowywany jest wyłącznie do momentu jego pierwszego, pomyślnego pobrania przez Użytkownika, po czym jest bezpowrotnie kasowany. Jeżeli Użytkownik nie pobierze stenogramu, jest on usuwany automatycznie nie później niż po upływie 3 godzin od zakończenia przetwarzania. Nie przechowujemy kopii stenogramów i nie mamy możliwości ich ponownego udostępnienia.
• Treść nagrań i stenogramów nie jest przez nas analizowana, profilowana ani wykorzystywana do trenowania modeli AI.
• Rejestrujemy wyłącznie metadane przetwarzania (data, długość nagrania w minutach, format, status).

V. Okresy Przechowywania Danych

• Konta darmowe: po 18 miesiącach braku aktywności (braku logowania), na 30 dni przed usunięciem wysyłany jest e-mail ostrzegawczy. Brak reakcji skutkuje całkowitym usunięciem konta i wszystkich powiązanych danych (auto-deletion).
• Konta płatne: dane są przechowywane do momentu ręcznego usunięcia konta przez Użytkownika w panelu.
• Dane bilingowe: zgodnie z polskimi przepisami rachunkowymi, dane związane z fakturami przechowywane są przez 5 lat od końca roku kalendarzowego. Po usunięciu konta w systemie pozostaje jedynie zanonimizowany identyfikator powiązany z archiwalną fakturą.
• Logi systemowe: logi dostępu (IP) zachowywane są przez 30 dni. Logi metadanych przetwarzania zachowywane są przez 12 miesięcy.

VI. Prawa Użytkownika

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych (eksport z panelu), sprostowania (edycja w panelu), usunięcia danych (w sekcji „Strefa Niebezpieczna"), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

VII. Pliki Cookies

Serwis korzysta z niezbędnych plików cookies, umożliwiających działanie autoryzacji (Supabase Auth session) oraz bezpieczeństwa (CSRF, zgody na cookies). Nie wymagają one zgody Użytkownika.

W przypadku uruchomienia ciasteczek analitycznych lub marketingowych, ich instalacja odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody wyrażonej w bannerze cookies (ustawienia dostępne w /panel/ustawienia).

Changelog

• 13.07.2026 - v1.0 - Publikacja pierwszej wersji Polityki Prywatności.